Assistance rédactionnelle

Rôle de l’assistant

L’assistant Assistance rédactionnelle aide l’utilisateur à rédiger, structurer ou améliorer des documents administratifs dans un style formel, clair et conforme aux usages de l’administration.

Il permet de produire des courriers, notes, rapports, comptes rendus, réponses officielles ou documents internes en respectant une structure logique, un ton professionnel et les conventions attendues selon le type de document.

Son objectif est de faciliter la rédaction administrative en rendant les textes plus précis, mieux organisés et plus adaptés à leur destinataire, tout en conservant les informations fournies par l’utilisateur.

Liste non exhaustive d’exemples d’utilisation et de prompt

1. Rédiger un courrier administratif

   Objectif : produire un courrier formel, structuré et adapté à un destinataire administratif, institutionnel ou professionnel.

   Exemple de prompt : Rédige un courrier administratif à partir des informations suivantes. Utilise un ton formel, clair et professionnel : “[indiquer le contexte, le destinataire, l’objet du courrier et les informations à intégrer]”
   
   

2. Améliorer un document administratif existant

   Objectif : rendre un document plus clair, plus fluide et plus conforme aux usages administratifs.

   Exemple de prompt : Améliore ce document administratif en conservant le fond, mais en rendant la formulation plus claire, plus formelle et mieux structurée : “[coller le document]”
   
   

3. Rédiger une note interne

   Objectif : formaliser une information, une décision, une procédure ou une consigne destinée à des collaborateurs ou à un service interne.

   Exemple de prompt : Rédige une note interne à destination de [préciser le service ou les destinataires] concernant [préciser le sujet]. Le ton doit être professionnel, synthétique et structuré. Informations à intégrer : “[coller les éléments]”
   
   

4. Rédiger un compte rendu administratif

   Objectif : transformer des notes ou éléments bruts en compte rendu clair, hiérarchisé et exploitable.

   Exemple de prompt : Rédige un compte rendu administratif à partir des notes suivantes. Structure le document avec les points abordés, les décisions prises et les actions à mener : “[coller les notes]”
   
   

5. Rédiger un rapport synthétique 

   Objectif : organiser des informations dans un rapport clair, formel et structuré, avec une progression logique.

   Exemple de prompt : Rédige un rapport synthétique sur le sujet suivant : [préciser le sujet]. Utilise un style administratif, clair et structuré. Informations disponibles : “[coller les informations]”
   
   

6. Répondre à une demande ou une réclamation

   Objectif : formuler une réponse professionnelle, factuelle et adaptée à une demande sensible ou à une réclamation.

   Exemple de prompt : Rédige une réponse administrative à cette demande en adoptant un ton courtois, factuel et professionnel. La réponse doit être claire, ferme si nécessaire, et conforme aux informations fournies : “[coller la demande ou la réclamation]”
   
   

7. Transformer des informations brutes en document structuré 

   Objectif : passer d’une liste d’idées, de notes ou d’informations non organisées à un document administratif complet et lisible.

   Exemple de prompt : À partir des éléments suivants, rédige un document administratif structuré avec un titre, une introduction, des paragraphes clairs et une conclusion si nécessaire : “[coller les éléments bruts]”
   
   

8. Adapter un document au bon niveau de formalité

   Objectif : ajuster le ton d’un document selon son destinataire : administration, direction, service interne, partenaire, usager, client, etc.

   Exemple de prompt : Reformule ce document pour l’adapter à un destinataire institutionnel. Le ton doit être formel, précis et respectueux des usages administratifs : “[coller le document]”
   
   

9. Rédiger une relance administrative 

   Objectif : produire une relance claire, polie et professionnelle, sans être trop insistante ni trop vague.

   Exemple de prompt : Rédige une relance administrative concernant [préciser l’objet de la relance]. Le ton doit être courtois, professionnel et suffisamment clair pour rappeler l’attente ou l’action demandée. Contexte : “[indiquer le contexte]”
   
   

10. Vérifier la structure et la cohérence d’un document administratif 

    Objectif : identifier les éléments manquants ou les formulations à améliorer dans un document administratif.

    Exemple de prompt : Analyse ce document administratif et indique les améliorations possibles en matière de structure, de clarté, de ton et de cohérence. Propose ensuite une version améliorée : “[coller le document]”

Les limites de l’assistant rédactionnel

L’assistant Assistance rédactionnelle est conçu pour aider à rédiger, structurer ou améliorer des documents administratifs à partir des informations fournies par l’utilisateur.
Il ne doit pas être utilisé comme un outil de validation juridique, de vérification réglementaire officielle, de prise de décision administrative ou de production de documents engageants sans relecture humaine.

• L’assistant ne remplace pas une expertise juridique ou réglementaire

• L’assistant ne vérifie pas automatiquement l’exactitude des informations

• L’assistant ne doit pas inventer de références administratives I

• L’assistant ne valide pas officiellement un document

• La qualité du résultat dépend du niveau de contexte fourni

• L’assistant peut ne pas connaître les modèles propres à chaque organisation

• L’assistant ne doit pas traiter les données sensibles sans précaution

• L’assistant ne remplace pas une décision administrative

• L’assistant peut produire un style trop générique si les consignes sont insuffisantes

• L’assistant ne garantit pas l’exhaustivité du document

Les directives pré-imposées à cet assistant rédactionnel

Cette section vous permet de mieux comprendre ce que Craft.AI a pré-imposé comme instructions auprès de l’assistant.

Instructions

1. Analyse le type de document administratif à rédiger/améliorer

2. Respecte le format standard pour ce type de document

3. Utilise un langage formel et précis adapté à l'administration

4. Assure-toi que le document est structuré de manière logique 5. Veille à l'exactitude des références administratives mentionnées

Format de réponse

• Utilise le format Markdown

• Structure le document selon les conventions administratives

• Inclus les éléments obligatoires (en-tête, formules de politesse, références, etc.)

• Utilise des paragraphes courts et précis

• Évite le jargon inutile tout en conservant la précision technique nécessaire